Até a versão 2008 da ISO 9000,
a norma fazia uma distinção entre documento e registro da qualidade. A partir desta
versão tudo é considerado informação documentada. No entanto, a ideia contida
nas versões anteriores continua existindo, já que temos que criar informação
documentada que estabelece critérios de como as coisas são feitas e outro tipo de informação
documentada que vai demonstrar,
evidenciar que as coisas foram feitas, conforme planejado, o que nas versões
anteriores era chamado de Registros da Qualidade.
Exemplo: Se somos uma cozinha
certificada pela ISO 9000, temos informação documentada de todas as nossas
receitas. Assim, uma boa receita vai definir todos os ingredientes, suas
quantidades e o método de preparo. Na versão anterior, poderíamos chamar nossa
receita de “procedimento”. Como somos uma empresa certificada, nossa cozinha
faz alguns registros que vão demonstrar que tudo foi feito de acordo com a
receita: Assim, registramos em um formulário, o tempo de cozimento, a
temperatura do forno dentre outros. As versões antigas chamavam isto de
Registro da Qualidade. A nova versão chama de informação documentada a ser
mantida.
Quando a norma fala “informação
documentada requerida por esta norma, ela está simplesmente dizendo que muitos
dos documentos que criamos ou vamos criar, são solicitados pela norma, como por exemplo, o planejamento do Sistema. Esta é uma informação documentada requerida pela norma. As
demais, como cada empresa tem suas particularidades, cada empresa precisa
definir aquelas que são importantes: Uma padaria pode definir como informação
documentada sua Tabela de Preços exposta no balcão. A norma não diz que é
preciso, mas para a padaria pode ser importante. Assim como um hospital pode (
e deve) definir como informação documentada o prontuário do paciente.
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